Tin tức

TÌM HIỂU THÊM VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 

Tổ chức sự kiện, chúng ta cùng đi sâu thêm về vấn đề này nhé. Đây là một cách mới mẻ một khái niệm có vẻ chưa quen thuộc lắm tại Việt Nam ta. Có nhiều cách để hiểu thêm về sự khác nhau ở cái khái niệm tổ chức sự kiện này. Hãy đi sâu thêm quan tâm và hiểu về “TỔ CHỨC SỰ KIỆN” và “SỰ KIỆN” một cách rõ nhất bằng những chi tiết mà mình đã liệt kê ra sau đây nhé!

SỰ KIỆN LÀ GÌ ? ( EVENT )

Những sự kiện được ghi chép lại, như là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với mọi người, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin để ý. Diễn ra trong đời sống xã hội như SEA GAMES, liên hoan tiếng hát đài truyền hình, cuộc thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… đây mới được gọi là sự kiện, đừng nhầm lẫn nhé!

Nhưng có nhiều người không hiểu rõ về việc sự kiện hay bao gồm luôn cả hoạt động có quy mô lớn. Nhiều người bao hàm luôn từ “sự kiện” là những hoạt động cá nhân và cộng đồng hẹp trong cuộc sống như sinh nhật, cưới hỏi,…

Và thêm mốt sự hiểu biết về sự kiện như là những hoạt động liên quan về thương mại và tiếp thị của các doanh nhân doanh nghiệp. Chẳng hạn như là tổ chức hội nghị, khai trưng, giới thiệu, pr, review về sản phẩm, hội thảo, hội chợ, triển lãm….

SỰ KIỆN LÀ GÌ ? ( EVENT )

Những người trong nghành này hay gọi là EVENT. Tóm lại rằng sự kiện chính là một trong những hoạt động diễn ra có chủ đích tại những địa điểm, thời điểm nhất định. Tập trung các suy nghĩ và ý tưởng để truyền đạt một thông điệp nào đó. Cố gắn gây sự chú ý và tạo sự thu hút cho các đối tượng tham gia.

Và trong Marketing nói chung và riêng thì sự kiện ( event ) được nghĩ và định nghĩa theo hoạt động Marketing. Nghĩa là liên quan đến những sự kiện như định vị ưu thế sản phẩm, thương hiệu ở thị trường, sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm…

HIỂU THÊM VỀ SỰ KIỆN LÀ GÌ ?

Đây thực chất là một cách thực hiện cho một phần mang tên “SỰ KIỆN” khi diễn ra. Từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc sự hình thành sự kiện đó.

Trong các hoạt động các lĩnh vực xã hội và thương mại, giải trí, kinh doanh, thể thao và các hoạt động khác…. Nhờ các hội thảo, hội nghị và họp báo, lễ hội triễn lãm để thông qua nhằm một mục đích tuyên truyền những thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn mọi người nhận thức.

Đây là một trong những ngành và nghề tổ chức sự kiện đặc thù ở những nước phát triển khác. Bởi vậy, về nghề nghiệp hay hay lý luận thì họ có cả hệ thống để quản lí chặt chẽ và đầy đủ. Sau đây, mình sẽ nếu vài tổ chức sự kiện ở lĩnh vực lớn như:

HIỂU THÊM VỀ SỰ KIỆN LÀ GÌ ?

– Bussiness Event: Lĩnh Vực Kinh Doanh

– Corporate Events: Liên Quan Đến Doanh Nghiệp Như Ngày Thành Lập Cty, Hội Nghị Hội Thảo…

– Fundraising Events: Sự Kiện Để Gây Quỹ

– Exhibitions: Triển Lãm Các Kiểu Như Triển Lãm Tranh, Sách….

– Trade Fairs: Hội Chợ Thương Mại

– Entertainment Events: Liên Quan Đến Giải Trí

– Concerts/Live Performances: Hoà Nhạc, Biểu Diễn Trực Tiếp, Buổi Biểu Diễn Quy Mô Lớn

– Festive Events: Lễ Hội, Liên Hoan

– Government Events: Liên Quan Đến Cơ Quan Nhà Nước

– Meetings: Giao Lưu Học Hỏi Hoặc Họp Hành

– Seminars: Hội Thảo Chuyên Đề

– Workshops: Bán Hàng

– Conferences: Hội Thảo

– Conventions: Hội Nghị

– Social And Cultural Events: Văn Hoá Và Xã Hội

– Sporting Events: Lĩnh Vực Thể Thao

– Marketing Events: Mảng Markerting

– Promotional Events: Sự Kiện Kết Hợp Khuyến Mãi, Xúc Tiến Thương Mại

– Brand And Product Launches: Thương Hiệu Và Sản Phẩm

VAI TRÒ ?

Vai trò của việc tổ chức sự kiện là nhằm các mục đích như tạo sự chú ý và quan tâm cho công chúng biết đến cũng như giới truyền thông là một mục tiêu. Công cụ quan trọng cho tiếp thị hoạt động quảng bá. Các doanh nghiệp thường mượn tổ chức sự kiện để đánh bóng tên tuổi cho sản phẩm cũng như dịch vụ và thương hiệu của mình! Mục đích như vậy để giúp tăng doanh số bán buôn sản phẩm.

Để nói về sự thành công trong tổ chức sự kiện thì khi tạo nên những tác động hiệu quả đến những người tham gia event. Làm cho người tham gia bị thu hút và phải quan tâm thì đó là sự thành công. Còn ngược lại nếu trở thành thất bại thì giá trị hình ảnh cũng như thương hiệu với công chúng sẽ là vô hiệu và suy giảm.

MỤC ĐÍCH 

Cái mà các nhà đầu tư cũng như người tổ chức sự kiện quan tâm nhất chính là kết quả. Thông qua sự kiện thường có 3 mục đính như sau:

– Dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư, hình ảnh sản phẩm, sự kiện này mục đích chính là hỗ trợ cho kế hoạch truyền thông xây dựng và phát triển.

– Giúp công chúng nhìn ra cái mặt lợi sự cải thiện nhận thức về nhãn hiệu hay thương hiệu của nhà đầu tư.

– Triển khai tối đa các vấn đề truyền thông, tuyên truyền hiệu ứng để cảm xúc của mục tiêu ( khách hàng)

À ngoài ra còn giúp phát triển chính sách của nhà phân phối hay quảng cáo sản phẩm trực tiếp, hỗ trợ bán hàng, dịch vụ và thương hiệu các nhà đầu tư….

QUY TRÌNH 

Một sự kiện chuẩn được tổ chức có các nội dung chính sau :

– Tìm hiểu về nhãn hàng và thương hiệu của nhà đầu tư tổ chức sự kiện

– Nghiên cứu tra khảo chuẩn bị về các vấn đề ảnh hưởng liên quan về sự kiện như ngân sách và nhân lực, địa điểm tổ chức sự kiện, thiết bị, thời gian, mục tiêu..

– Xây dựng chủ đề và lên kế hoạch tổng

– Đón tiếp và khai mạc sự kiện

– Chỉ dẫn diễu hành hay biểu diễn chính của sự kiện

– Tổ chức ăn uống trong event

– Xe đưa đón vận chuyển ở sự kiện

– Cho vào các hoạt động phụ

– Nhìn nhận xác minh lại đối tượng công chúng mà sự kiện mời tới

– Chăm sóc khách hàng

– Quảng bá sự kiện

QUY TRÌNH 

Còn nữa cũng hết sức chú ý nhé, trong lúc quảng bá hay thực hiện sự kiện. Luôn luôn phải có những phương pháp dự phòng và kế hoạch giải quyết sự cố. Và phải đảm bảo, vệ sinh an toàn, an ninh tốt chặt chẽ trong lúc diễn ra sự kiện, và một vài chí tiết hay phần phân việc nhỏ khác nữa trong mỗi công việc…

HÃY LỰA CHỌN NHỮNG NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Khi mình nói đến đây thì đó là vì muốn cái sự kiện của bạn được đảm bảo hơn. Thay vì có rất nhiều cty cá nhân doanh nghiệp với suy nghĩ tổ chức sự kiện với chi phí giá rẻ để tiết kiệm. Thì suy nghĩ này không bao giờ chính xác được. Có hàng vạn lý do được đề bạt ra, sau đây là những lý do bạn nên tìm đến những người, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

CHẤT LƯỢNG VÀ SỰ CHUYÊN NGHIỆP LÀ HÀNG ĐẦU

Vì là sự có kinh nghiệm kèm chuyên nghiệp thì thường các sự kiện của bạn sẽ hoàn mỹ hơn, họ đi trước những người tổ chức sự kiện mới vào nghề nhiều. Sự chuyên nghiệp hàng đầu sẽ giúp bạn xây dựng và lên kế hoạch, tất tần tật sẽ ổn thỏa. Vì đó là nhiệm vụ của họ, họ sẽ tự an bài mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.

ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SẼ BỚT ĐI ÁP LỰC

Ban tổ chức chắc sẽ rất hài lòng về điểm này, vì với các doanh nghiệp, công ty thì công việc luôn bận bù đầu bù cổ. Việc chia thời gian ra và tập trung thêm vào sự kiện thật sự rất áp lực đủ điều. Mọi chuyện cứ để công ty tổ chức sự kiện tổ chức và lo liệu. Vừa tiết kiệm được sức lực khi giao cho cty tổ chức sự kiện.

GIẢM THIỂU CÁC KHOẢN CHI

Thật sự thì khi bạn tìm đến và hợp tác với công ty sự kiện. Thì một phần chi phí sẽ được giảm lại nhiều hơn thay vì tự bạn tổ chức. Bởi vì họ luôn tổ chức sự kiện có những mối quan hệ làm ăn quen thuộc trong nghành. Họ sẽ book được MC dẫn chương trình, nhà hàng, khách sạn, ca sĩ, đội nhảy, … Họ tìm ra được những dịch vụ uy tín nhưng chất lượng cao. Và họ có đầy đủ các thiết bị như ánh sáng, nhân sự và dàn âm thanh.

Và một điều tuyệt vời đi kèm là bạn có thể thương lượng lại với các đơn vị bên tổ chức sự kiện. Mặc cả có khi lại cứu rỗi ngân sách của bạn đấy.

ĐƯA HÌNH ẢNH GẦN VỚI CÔNG CHÚNG

Và công ty tổ chức sự kiện đương nhiên sẽ giúp bạn PR cho hình ảnh, vì họ có sự quan hệ rộng xã giao trong ngành truyền thông. Các hình ảnh của các doanh nghiệp đến với công chúng nhờ xã hội dựa trên phương tiện truyền thông.

XỬ LÝ RỦI RO VÀ KHẮC PHỤC

Từ những kinh nghiệm và chất lượng trong dịch vụ tổ chức sự kiện. Công ty luôn chuẩn bị và đưa ra vài sự may rủi gặp phải. Và cho ra thêm những phương pháp để nhanh khắc phục khi có rủi ro. Đảm bảo trong suốt sự kiện đúng kế hoạch an toàn và tuyệt nhất.

Kết luận lại rằng trên đây là những thắc mắc về sự kiện và tổ chức ra sau. Thêm việc lựa chọn nhà tổ chức sự kiện sao cho hợp lí nữa…Nếu có thắc mắc gì hãy liên lạc với bên mình nhé.