bởi adminCác lưu ý và giải quyết về vấn đề tổ chức sự kiện
CÁC LƯU Ý VÀ GIẢI QUYẾT VỀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Để nói về vấn đề tổ chức sự kiện và những lưu ý cần chú ý. Thì thông thường bạn phải chuẩn bị từ A đến Z để có một sự kiện thành công. Bạn bỏ ra công sức của mình rất nhiều rồi chuẩn bị từng bước nữa. Bạn không thể chấp nhận hay để xảy ra những rủi ro phá hỏng tất cả được. Bởi vì vậy mình sẽ nêu ra vài vấn đề tổ chức sự kiện mà bạn cần lưu ý.
RỦI RO TRONG SỰ KIỆN ?
Nói đến đây thì không ai có thể đoán trước được điều gì cả. Bất cứ khi nào sự rủi ro cũng đều có thể xuất hiện. Từ thời tiết nè, thiên tai ấp đến, an ninh, kịch bản chương trình, in ấn, thiết kế….Rủi ro có thể xuất hiện từ buổi tổng duyệt hay ngay lúc diễn ra sự kiện luôn…
CÁCH TRÁNH RỦI RO TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đối với sự kiện thì các chuyên gia đặc biệt nhạy cảm với hai từ “rủi ro”. Vì rủi ro là những mối nguy hiểm ẩn, thảm họa gây đổ vỡ sự nghiệp của chính bản thân họ và đồng nghiệp. Nghiêm trọng hơn đó chính là hình ảnh của bộ mặt công ty, đánh mất khách hàng và phá đi danh tiếng thành công đã gầy dựng, bồi thường hợp đồng đắt đỏ nữa.
Trong quá trình hoạt động, đề xuất những giải pháp để tránh đi và hạn chế các rủi ro trong tổ chức sự kiện. Đồng thời phân tích và nhận dạng để xử lý các vấn đề. Chọn lọc ra những cách giải quyết có logic, đánh giá và chia sẻ các phương pháp có thể gặp phải. Đồng thời, nhìn tổng quát và đưa lên kế hoạch trong quá trình diễn ra, để giúp cho việc tổ chức diễn ra một cách chuyên nghiệp và tốt hơn.
CÁCH TRÁNH RỦI RO TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
SAU ĐÂY LÀ NHỮNG PHÂN LOẠI VẤN ĐỀ VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
- Xảy ra ở kịch bản, khâu lên ý tưởng sự kiện.
- Kịch bản lỗi, bị lạc đề đi chuyên mục mà mục tiêu và nhu cầu khách khách cần.
- Giờ chót khách hàng muốn thay đổi kịch bạn và thiết kế.
- Sự vô trách nhiệm, làm cho có của nhân viên nhân sự. Thiếu chuẩn bị kĩ càng từ các đối tác tổ chức sự kiện làm ăn với mình.
- Dùng chiêu trò hay yêu sách vào chính ngày chuẩn bị sự kiện.
- Những đối tác cung cấp thiết bị giao hàng không đúng thời gian hay địa điểm.
- Mâu thuẫn xảy ra giữa các thành viên trong ban tổ chức, ánh sáng hay kĩ thuật…. Diễn ra không ăn ý.
- Trời mưa, thiên tai và thời tiết đến đột nhiên.
- Bất ngờ trục trặc về các thiết bị hay sự cố điện, âm thanh ánh sáng và máy chiếu…
- Sự cố như có người bị ngất xỉu hay cấp cứu, động đất hỏa hoạn, bạo loạn….
SAU ĐÂY LÀ NHỮNG PHÂN LOẠI VẤN ĐỀ VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trên thực tế thì việc xảy ra rủi ro trong sự kiện không thể nói trước cũng như tránh khỏi. Nhất là ở sự kiện lớn và chuyên nghiệp thì bắt buộc người trong tổ chức sự kiện phải luôn có những phương án B ( KẾ HOẠCH DỰ PHÒNG). Người làm trong ban tổ chức hãy luôn lưu ý và hạn chế những việc tiêu cực. Đặc biệt cố gắng bảo đảm sự thành công cho một sự kiện.
ĐỊA ĐIỂM
Thay đổi địa điểm đây là ảnh hưởng rất lớn đối với việc thi công chuẩn bị cũng như thiết kế phiên trường, nhân sự, đồ vật dụng…. Trong các event thường gặp nhất chính là rắc rối về đổi địa điểm, nhức đầu hơn nữa chính à sát ngày tổ chức luôn.
Sẽ rất mất thời gian cũng như công sức để thực hiện tất cả lại từ đầu. Đổi địa điểm thì những hạng mục đặt ra, sau khi thuê mướn hoàn tất hết, từ việc khảo sát giá, đặt chỗ. Nhưng địa điểm lại thay đổi không thi công hạng mục được dẫn đến ảnh hưởng rất nhiều việc xảy ra. Và có những kế hoạch dự phòng để tránh rủi ro này xảy ra nhưng nếu trong phạm vi thành phố mình ở thì còn tạm ổn. Nhưng thay đổi từ thành phố này sang thành phố khác, việc chuẩn bị lại tất tần tật sẽ mất nhiều thời gian và công sức.
ĐỊA ĐIỂM
Đây là một viêc đã xảy ra sau khi khách hàng đã chọn địa điểm cũng như thời gian. Người chuẩn bị lên kế hoạch đi khảo sát và xác nhận với các công tác ở phía chỗ ở diễn ra sự kiện. Được phía đối tác là khách sạn đón tiếp chu đáo và nhiệt tình. Tới khi hoàn thành xong đi về, thì phía khách hàng đột nhiên thay đổi ý kiến. Họ muốn đổi khách sạn trong vấn đề tổ chức sự kiện. Mặc dù thuyết phục mọi cách cũng buông nên người đi khảo sát đành làm việc lại với bên khách sạn. Bên người đi khảo sát đã phải năng nỉ và tốn thời gian để nhờ khách sạn bán đi 200 phòng đã book ( giữ phòng ) cho mình. Việc này cực kì ảnh hưởng đến uy tín và bộ mặt của công ty, mất thời gian thực hiện. Bởi vậy nên hãy làm việc rõ ràng hơn với khách hàng và chốt deal kĩ càng để khách hạn chế đổi địa điểm sát giờ.
THỜI GIAN
Rắc rối này cũng như việc thay đổi địa điểm vậy. Mọi thứ còn nằm trong kiểm soát và giải quyết dễ dàng nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm hơn. Nhưng có khi đã sát giờ diễn ra event rồi khách hàng lại thay đổi liên tục thì đây quả là một rắc rối khinh khủng. Việc đặt chỗ để diễn ra sự kiện nhất là khách sạn, không phải cứ khách sạn lớn là luôn trống. Sẽ có những người đặt trước, việc thay đổi thời gian để đổi lại với khách sạn họ sẽ không có phòng trống vào ngày chúng ta cần? Dẫn đến lại phải đi cung cấp thêm chỗ, thay đổi di dời khác kéo thêm rất phiền. Tốt nhất là hãy áp dụng ràng buộc và cảnh báo khi đặt chỗ và confirm thời gian chính xác mà bên khách đã đồng ý. Tạo ra hợp đồng kĩ càng hơn có những nguyên tắc ở hai bên, đặt chỗ tất cả xong hãy báo qua email cũng như điện thoại chờ khách xác nhận.
THỜI GIAN
Đối với khách hàng nhà cung cấp hãy đưa ra những trường hợp nếu đã xác nhận địa điểm cũng như thời gian mà lại thay đổi thì dựa vào nguyên tắc hợp đồng để có biện pháp.
LÀM VIỆC NHIỀU ĐẦU MỐI
Bạn chỉ làm việc với một người hay từ hàng trăm công việc nhưng cũng thông qua một người đó. Điều này sẽ dễ dàng hơn cho bạn từ lúc gặp đến lúc kết thúc sự kiện chương trình. Mọi thứ sẽ suông sẻ hơn nhiều. Nhưng! Có những khách hàng khoảng 6 tới 7 người, họ phụ trách những hạng mục khác nhau. Bạn sẽ vắt óc suy nghĩ cũng như trí nhớ sẽ làm việc cật lực hơn, bạn sẽ phải nhớ ờ mình làm việc với ai ở địa điểm hạng mục này bên phía khách hàng. Đối với những khách hàng như thế bạn phải cố gắng không để xảy ra sai sót cũng như thật tỉ mỉ.
LÀM VIỆC NHIỀU ĐẦU MỐI
LÀM CHẬM TIẾN ĐỘ VÀ CHI PHÍ
Mọi việc đã dự định và lên kế hoạch xong cũng như duyệt hết. Công việc đáng lẽ ra đang được triển khai nhưng khách hàng lại chậm trong việc chuyển khoản chi phí trước và chậm trễ kí hợp đồng. Điều này làm bạn trễ nãi tiến độ cũng như với nhà cung cấp làm công việc trễ.
Hãy chọn phương án cao hơn là nhờ sự trợ giúp của người có chức trách cao như là giám đốc hay người chịu trách nhiệm về hợp đồng. Nếu như phía cấp trên của bạn đồng ý đẩy công việc nào thì bạn cứ làm trước những việc cần thiết và hối thúc khách hàng thêm.
LÀM CHẬM TIẾN ĐỘ VÀ CHI PHÍ
VIỆC THANH TOÁN
Sau chương trình thì một vấn đề luôn khiến người tổ chức sự kiện đau đầu đó là việc thanh toán. Khách hàng luôn đưa ra những lý do để thanh toán muộn. Bạn nhận những áp lực từ cấp trên sếp, hối thúc và muốn khách hàng thanh toán các khoản nợ cho công ty. Bạn bối rối và không biết làm sao thì ở trường hợp này, bạn nên nhờ hỗ trợ từ bên kế toán. Để đối phó và đòi khoản nợ, vì kế toán có những bí quyết riêng mà trong ngành sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ nhé.
